Tapahtumavideo: mitä siitä saa ja mihin sitä käytetään?
Tapahtuma on ohi muutamassa tunnissa. Materiaali, joka siitä jää, elää vuoden.
Moni tilaa tapahtumakuvauksen siksi, että tilaisuus tuntuu liian isolta jäädäkseen dokumentoimatta. Se on hyvä syy. Mutta kysymys, joka kannattaa esittää jo ennen kuvausta, on toinen: mihin materiaalia käytetään sen jälkeen? Vastaus ratkaisee, mitä päivän aikana kannattaa kuvata.
Mihin tapahtumavideota oikeasti käytetään?
Tapahtumavideo ei ole muisto arkistoon. Se on markkinointimateriaalia, jolla on useampi käyttötarkoitus kuin yksi julkaisu tapahtuman jälkeen.
Tavallisimmat käyttökohteet
- Seuraavan tapahtuman myynti. Kun ensi vuoden tilaisuutta markkinoidaan, edellisen vuoden video kertoo millaiseen tilaisuuteen ihminen on tulossa. Tämä on tapahtumavideon selkein taloudellinen peruste.
- Sidosryhmäviestintä. Video kertoo yhteistyökumppaneille ja rahoittajille, mitä tilaisuudessa tapahtui ja kuinka moni oli paikalla.
- Rekrytointi ja työnantajakuva. Henkilöstötilaisuuden video näyttää hakijalle millaisessa paikassa hän työskentelisi.
- Somesisältö pitkin vuotta. Yhdestä tapahtumasta syntyy useampi lyhytvideo, joita voi julkaista pitkin vuotta yhden julkaisun sijaan.
- Esiintyjien ja puhujien materiaali. Ohjelmassa esiintyneet käyttävät usein videota omissa kanavissaan, jolloin tapahtuma näkyy myös heidän yleisölleen.
Jos tiedätte etukäteen mihin näistä materiaalia käytetään, kuvaaminen kohdistuu oikeisiin hetkiin. Rekrytointivideoon tarvitaan ihmisiä ja tunnelmaa. Sidosryhmäviestintään tarvitaan puheenvuorot ja yleisön määrä.
Mikä ero on aftermoviella ja tapahtumavideolla?
Näitä käytetään usein toistensa synonyymeinä, mutta ero on käytännössä olennainen.
Aftermovie on tiivistelmä. Se kertoo millainen tunnelma tilaisuudessa oli, ja se katsotaan tapahtuman jälkeen. Aftermovie toimii parhaiten silloin, kun tavoitteena on saada ihminen haluamaan mukaan ensi kerralla.
Tapahtumavideo on laajempi käsite. Se voi olla aftermovie, mutta yhtä hyvin haastatteluvideo, puheenvuoron tallenne tai lyhyt someversio. Usein samasta päivästä tehdään molempia: yksi kokoava video ja muutama lyhyempi leike eri kanaviin.
Kannattaa sopia etukäteen kumpaa tarvitsette, koska se vaikuttaa siihen mitä päivän aikana kuvataan. Aftermovieen tarvitaan paljon lyhyitä otoksia eri puolilta. Puheenvuoron tallenteeseen tarvitaan yksi hyvä kuvakulma ja kunnollinen ääni.
Mitä yhdestä tapahtumapäivästä syntyy?
Konkreettinen esimerkki meidän omasta työstä: Alvarin kesäjuhlassa kuvattiin kaksi päivää, kumpanakin noin 12 tuntia. Kokonaistyömäärä oli noin 40 tuntia, ja siitä syntyi yli 100 valokuvaa ja 11 videota. Materiaali toimitettiin neljä vuorokautta tapahtuman jälkeen.
Luvut kertovat kaksi asiaa. Ensinnäkin kuvauspäivä on vain osa työstä: valinta ja käsittely vievät oman aikansa. Toiseksi yhdestä tapahtumasta saa selvästi enemmän kuin yhden videon, jos se suunnitellaan etukäteen.
Milloin tapahtumavideo kannattaa tilata?
Tapahtumavideo kannattaa silloin, kun tilaisuus toistuu tai kun sillä on yleisö tapahtuman ulkopuolella.
Video kannattaa, jos
- tapahtuma järjestetään uudelleen ja seuraavaa pitää markkinoida
- tilaisuudessa on ohjelmaa, puhujia tai esiintyjiä
- haluatte näyttää tapahtuman niille, jotka eivät päässeet paikalle
- tarvitsette somesisältöä pidemmäksi aikaa kuin yhden viikon
Videota ei kannata tilata, jos
- tilaisuus on kertaluonteinen eikä sitä markkinoida uudelleen
- materiaalia tarvitaan lähinnä uutiskirjeeseen tai esityksiin
- budjetti on rajattu eikä videolle ole selvää käyttökohdetta
Videota ei suositella automaattisesti. Jos tilaisuudesta ei ole tulossa toista eikä materiaalille ole käyttökohdetta, sanotaan se.
Mitä tapahtumavideo maksaa?
Tapahtumavideo ja aftermovie alkavat 1190 € + ALV.
Hintaan vaikuttavat kuvausaika, tapahtuman kesto, kuvauspaikkojen määrä ja toimitettavien videoversioiden määrä. Koko hinnasto ja lisäpalvelut ovat luettavissa etukäteen, ja matkalisä kerrotaan aina tarjouksessa ennen sopimusta.
Hinnanmuodostusta ja alan yleistä hintatasoa käsitellään tarkemmin artikkelissa aftermovien hinta.
Mitä meiltä tarvitaan ennen tapahtumaa?
Vähemmän kuin moni odottaa. Tarvitaan tapahtuman aikataulu ja tieto siitä, mitkä hetket ovat teille tärkeitä.
Puheenvuorot, palkitsemiset ja ohjelmanumerot kannattaa merkitä erikseen, koska ne tapahtuvat vain kerran eikä niitä voi kuvata uudelleen. Kaikki muu on toistettavissa: tunnelmakuvaa, yleisöä ja yksityiskohtia ehtii kuvata pitkin päivää.
Tarkemmin tästä kirjoitettiin artikkelissa mitä tapahtumasta kannattaa kuvata.